5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào quan trọng cho kế toán

Việc quản lý sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao tính lành mạnh của hệ thống tài chính cho các doanh nghiệp.

5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào quan trọng cho kế toán

Sự ra đời của hóa đơn điện tử là một minh chứng cho sự thực tế của những thành tựu công nghệ thông tin. Thay thế hóa đơn giấy cũ, chúng mang lại cách quản lý mới giúp tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức hơn so với cách thức truyền thống. Hóa đơn điện tử đòi hỏi kế toán phải quản lý hóa đơn ở dạng ảnh do bên bán gửi qua email.

Vậy kế toán có những cách nào để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả. Hãy cùng | Working.vn theo dõi ngay trong nội dụng tiếp sau đây nhé !

1. Tìm hiểu hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào có gì khác biệt ?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của tổng cục thuế ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn mua hàng cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

2. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả cho kế toán

Cách giúp kế toán quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

2.1 Tạo một email mới riêng biệt để nhận hóa đơn điện tử đầu vào

Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều kế toán chọn cách tạo một email mới riêng biệt chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Việc tạo một email mới chỉ để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào nhằm phục vụ việc mua bán dịch vụ và hàng hóa có những ưu điểm và hạn chế sau:

Ưu điểm:

• Tránh được việc bị nhầm lẫn với các email khác của công ty;
• Do được quản lý riêng biệt nên kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu chính xác và đơn giản hơn.
  

Hạn chế:

• Việc tạo mail riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào là không chuyên nghiệp và thiếu mất sự tin tưởng. Bởi vậy mà nhà cung cấp có thể sẽ yêu cầu bạn xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
• Có nguy cơ bị mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Khi kế toán thôi việc ở đơn vị đó sẽ phải sao lưu dữ liệu sang tài khoản email mới.
• Do kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán, chính vì vậy có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.

2.2 Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó in giấy để lưu trữ

Nhận và lưu trữ email hóa đơn điện tử đầu vào

Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: Email và chứng từ giấy.

Ưu điểm:

• Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
• Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email

Hạn chế:

• Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
• Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
• Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán

2.3 Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh trên folder trên máy tính để theo dõi

Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn 22/6/2021- Công ty TNHH Hương Lan - TK00125.

Ưu điểm:

• Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Hạn chế:

• Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
• Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
• Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
• Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán

2.4 Nhận email hóa đơn đầu vào rồi làm bảng kê trên Excel

Nhận email và làm bảng kê hóa đơn đầu vào trên Excel

Một cách thông dụng để quản lý hóa đơn đầu vào nữa mà kế toán hay dùng là quản lý bằng excel và được thực hiện như sau: Sau khi nhận hóa đơn đầu vào bằng email, kế toán thường nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Tiếp đến, kế toán sẽ nhập file excel đó lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

Ưu điểm:

• Phù hợp với những kế toán có thói quen dùng bảng tính excel;
• Phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ do lượng dữ liệu cần nhập ít;

Hạn chế:

• Dễ sai só, nhập thừa và thiếu hóa đơn do phải nhập thủ công từ mail vào bảng tính, từ bảng tính lên phần mềm kế toán;
• Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tings;
• Không kiểm tra được tính hợp lệ hóa đơn;
• Tốn thời gian để kiểm tra và đối chiếu với thông tin gốc;

2.5 Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Giải pháp thay thế bằng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Với phần mềm này, kế toán chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó phần mềm sẽ tự động kiểm tra các lỗi của hóa đơn cũng như tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Cuối cùng, thông tin và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập, hạch toán lên phần mềm kế toán mà không cần nhập tay hay nhập file excel như trước nữa.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian so với phương pháp xử lý thủ công;
• Giảm thiểu sai sót, rủi ro trong quá trình nhập liệu;
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
• Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán, quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất;
• Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hóa đơn khi cần;

Hạn chế:

• Cần phải lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín với nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần.

Chúng tôi vừa chia sẻ với các bạn kế toán 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào quan trọng và hiệu quả cho kế toán. Hi vọng, bài viết có thể giúp bạn có thêm nhiều kiến thức cùng kinh nghiệm để luôn tìm việc làm kế toán thành công.

Hoàng Liên