5 cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả cho dân văn phòng

Kỹ năng đa nhiệm là một kỹ năng vô cùng tuyệt vời để nhân viên văn phòng phát triển bản thân tốt hơn và luôn thành công trong công việc.

5 cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả cho dân văn phòng

Là một nhân viên văn phòng nếu không có kỹ năng đa nhiệm bạn sẽ rất khó để tổ chức, sắp xếp lịch trình làm việc của mình, điều này dẫn tới hiệu suất để hoàn thành công việc sẽ trì trệ và kém hiệu quả. Vì thế Hãy áp dụng 5 cách hữu ích dưới đây để phát triển các kỹ năng làm việc đa nhiệm và cải thiện năng suất làm việc của bạn qua bài viết dưới đây của | Working.vn nhé.

1. Để nhận biết một nhân viên văn phòng có kỹ năng đa nhiệm

Kỹ năng đa nhiệm của nhân viên văn phòng được thể hiện ở người khả năng hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc trong một ngày 1 cách nhanh nhất và hiệu quả cao nhất. Người có kỹ năng đa nhiệm họ sẽ có đủ thông minh để đặt mức độ ưu tiên cho mọi nhiệm vụ. Họ luôn có một cuốn sổ ghi chú / một cây bút trên bàn, và ghi chú mọi thứ, hoặc họ có thể có một trí nhớ đáng kinh ngạc. Sau đó họ sẽ làm từng việc một, khẩn cấp nhất trước, khẩn cấp rồi đến những việc khác…

2. Nhân viên văn Phòng cần Làm gì để cải thiện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả ?

Dưới đây là 5 cách chúng tôi tổng hợp lại được, nó sẽ rất hữu ích bạn nên thử áp dụng nhé !

2.1 Đặt cho mình những mục tiêu thực tế và lên kế hoạch trước để thực hiện

Cải thiện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Tiếp nhận quá nhiều cùng một lúc có thể gây ra căng thẳng và lo lắng không cần thiết. Môi trường làm việc của nhân viên văn phòng đôi khi họ phải làm việc quá tải với tất cả các nhiệm vụ Họ cần phải hoàn thành mỗi ngày hoặc hàng tuần, vì vậy họ cần biết cách tách công việc thành các phần nhỏ để dễ dàng hoàn thành hơn. Thay vì cảm thấy thất bại khi không thể hoàn thành danh sách việc cần làm khổng lồ của mình, hãy đảm bảo đặt cho mình những mục tiêu có thể đạt bằng cách lên kế hoạch trước thời hạn để quản lý khối lượng công việc và đặt ra các mục tiêu thực hiện chúng. Chúng ta đều cảm thấy hối hận khi để điều gì đó đến phút cuối cùng mới làm, nhưng nếu lập bảng kế hoạch hoặc danh sách các việc cần làm, bạn có thể nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình.

Điều tốt nhất để bắt đầu là xây dựng kế hoạch hàng tuần với các mục tiêu vi mô và vĩ mô, sau đó tạo một lịch trình hàng ngày giúp bạn hoàn thành các mục tiêu của mình.

2.2 Cho bản thân đủ thời gian để hoàn thành mục tiêu

Điều quan trọng là phải nhận ra bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ với tiêu chuẩn tốt nhất có thể, vì vậy bạn đang quản lý kỳ vọng của nhóm của mình. Đa nhiệm có thể gây ra căng thẳng không cần thiết nếu bạn làm quá nhiều việc cùng một lúc và không có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình. Hãy chắc chắn đặt khung thời gian thực tế, nếu bạn không và bạn giao hàng muộn thì điều đó sẽ chỉ khiến bạn thêm căng thẳng trong tương lai.

2.3 Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Trước khi thực hiện, hãy dành thời gian để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và lập kế hoạch phù hợp. Dù bằng cách nào đi nữa, điều quan trọng là bạn biết nên bắt đầu từ đâu và điều gì nên được bắt đầu trước cũng như biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả. Đây chính là một cách hay để nâng cao kỹ năng làm việc đa nhiệm của bạn.

2.4 Viết danh sách

Viết danh sách giúp bạn tự tin về khối lượng công việc của mình

Viết danh sách hoặc sử dụng các công cụ tổ chức trực tuyến, chẳng hạn như Excel hoặc Trello, có thể giúp bạn tự tin về khối lượng công việc của mình. Nếu bạn để danh sách việc cần làm của mình vào bộ nhớ và bạn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, thì có nhiều khả năng bạn sẽ quên điều gì đó quan trọng. Viết danh sách với giải thích bên cạnh mỗi nhiệm vụ sẽ tạo ra một danh sách việc cần làm dễ tiếp cận.

2.5 Duy trì sự tập trung

Điều này có thể nói dễ hơn làm. Tuy nhiên, việc tập trung duy trì có thể chỉ là tắt điện thoại của bạn trong giờ làm việc hoặc không kiểm tra email của bạn trong 30 phút. Điều này có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và kiểm tra danh sách việc cần làm nhanh hơn so với việc bạn thấy mình bị phân tâm bởi cuộc sống hàng ngày. 

2.6 Nhóm các nhiệm vụ lại với nhau nếu có thể

Làm việc trên các nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau cùng một lúc chắc chắn sẽ gây ra nhầm lẫn. Đảm bảo rằng khi lập kế hoạch cho tuần làm việc của mình, bạn đang nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, vì sẽ dễ dàng hơn khi chuyển đổi giữa hai công việc và hoàn thành thời hạn của bạn vào những thời điểm tương tự.

2.7 Xem xét lại tiến trình

Xem lại tiến trình duy trì động lực cho công việc

Xem lại tiến trình và đánh dấu các công việc đã hoàn thành để duy trì động lực - đặc biệt nếu bạn có một danh sách dài các công việc cần hoàn thành! Nếu bạn đang thực hiện một dự án lớn với mốc thời gian đã định thì điều này cũng có thể giúp bạn xác định xem bạn có đang đi đúng hướng và có đạt được mục tiêu của mình trong thời hạn hay không.

2.8 Cho phép bản thân nghỉ giải lao thường xuyên

Làm việc liên tục trong ngày không phải là cách để hoàn thành công việc với tiêu chuẩn cao. Hãy chắc chắn rằng bạn dành cho mình những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn trong ngày. Sau đó, bạn có thể thấy rằng bạn có thể xác định các lỗi mà bạn có thể không nhận thấy trước đây.

Lời Khuyên: Để rèn luyện và cải thiện kỹ năng đa nhiệm, nhân viên văn phòng hãy hiểu rõ mục tiêu của bản thân, lập kế hoạch làm việc rõ ràng và kiên trì rèn luyện sự tập trung, theo đuổi một hay vài phương pháp nhất định cho đến khi thành thạo. Tuy nhiên, hãy bắt đầu từng bước một, từ từ gia tăng số lượng công việc, chớ làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng cho từng ngày vì như vậy, bạn sẽ dễ mệt mỏi và rối tung lên. Như vậy bạn sẽ rèn luyện và sẽ cải thiện kỹ năng đa nhiệm của bạn hằng ngày rồi đó. Hi vọng rằng các bạn luôn là những nhân viên văn phòng ưu tứ và xuất sắc nhất. Chúc các bạn thật nhiều thành công trong sự nghiệp và trong cuộc sống.

Vy Nguyễn