4 kỹ năng tin học giúp nhân viên văn phòng luôn thành công

Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng rất quan trọng và cần thiết cho công việc của nhân viên văn phòng. Bởi vậy, thành thạo kỹ năng tin học văn phòng chính là lợi thế lớn cho bạn để luôn thành công trong sự nghiệp.

4 kỹ năng tin học giúp nhân viên văn phòng luôn thành công

Để trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, kỹ năng tin học là một yếu tố quan trọng nhất trong nghiệp vụ công việc của một nhân viên văn phòng. Bài viết dưới đây sẽ “mách nhỏ” cho bạn một số kỹ năng tin học mà bất kì nhân viên văn phòng nào cũng cần phải có.

1. Nhân viên văn phòng phải biết đánh văn bản thuần thục bằng 10 ngón tay

- Hầu hết những người dùng máy tính đều mong muốn gõ văn bản nhanh mà không cần nhìn bàn phím. Đối với các nhân viên văn phòng phải thường xuyên làm việc với văn bản thì kỹ năng gõ 10 ngón là rất cần thiết. Điều này giúp rút ngắn được thời gian hoàn thành văn bản và tăng năng suất công việc.

- Bên cạnh đó, kỹ năng này sẽ giúp bạn tăng cường khả năng phản xạ với ngôn ngữ hơn, đồng thời sẽ giúp cho một nhân viên văn phòng tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng hiệu quả công việc lên nhiều lần. Hãy tưởng tượng bạn sẽ tiết kiệm như thế nào khi chỉ cần 30 phút để hoàn thành văn bản thay vì mất 2-3 giờ với cách đánh máy cũ ? Trên hết, bạn sẽ gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng với khả năng đánh máy thành thạo của mình.

2. Biết các phím tắt trên bàn phím giúp nhân viên văn phòng thao tác nhanh hơn

Kỹ năng thành thạo các phím tắt trên bàn phím

 

Phím tắt trên máy tính giúp người dùng sử dụng máy tính hiệu quả hơn thông qua việc kết hợp các phím với nhau để gọi một tính năng nào đó, thay vì phải tìm và chọn thủ công. Phím tắt tỏ ra cực kỳ hữu dụng trong những ứng dụng có quá nhiều tính năng chẳng hạn như Microsoft Office Excel. Việc Copy/Paste với Ctrl-C và Ctrl-V là việc làm khá thường xuyên và nhiều người biết đến.

3. Sao lưu dữ liệu một cách an toàn

- Nhân viên văn phòng ngoài việc thao tác nhanh trên máy tính cần có tính cẩn thận đảm bảo mọi thông tin dữ liệu được bảo vệ an toàn. Sao lưu dữ liệu là việc làm khá quan trọng bởi vì nó làm giảm nguy cơ bạn đánh mất những dữ liệu quan trọng như bức ảnh kỷ niệm quý giá, những file tài liệu phục vụ công việc… trong trường hợp ổ cứng hỏng hay laptop bạn bị mất trộm…

- Việc sao lưu dữ liệu không phải là quá khó, tuy nhiên khi mà có quá nhiều cách để bạn làm điều này thì với người dùng thông thường, họ sẽ cảm thấy bối rối không biết nên chọn cách nào cho hiệu quả. Vì thế một nhân viên văn phòng kĩ lưỡng nên sử dụng tới ít nhất hai trong ba phương pháp dưới đây nếu có thể nên áp dụng cả ba đối với những dữ liệu thiết yếu.

- Sử dụng ổ cứng di động để sao lưu dữ liệu:

+ Lưu trữ đám mây: Onedrive, Dropbox, Google Drive…

+ Lưu trên đĩa: CD, DVD, Blu-Rays

4. Sử dụng thành thạo Microsoft Office.

- Đây là tip thiết yếu và quan trọng nhất mà một nhân viên văn phòng cần phải ghi nhớ !

- Bởi vì hiện nay khi mà yêu cầu của nhà tuyển dụng ngày càng trở nên coi trọng và khắt khe hơn với các kỹ năng về: Word, Excel nâng cao, Powerpoint, … đòi hỏi bắt buộc mỗi cá nhân phải tự hoàn thiện các kỹ năng mềm cho bản thân mình.

- Và đặc biệt đối với một nhà quản lý doanh nghiệp thì đây ắt hẳn là một yếu tố không thể thiếu giúp cung cấp công cụ quản lý điều hành cho doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp tối ưu trong việc đưa ra và lựa chọn các phương án kinh doanh.

Kỹ năng thành thạo Microsoft Office

5. Sử dụng email thành thạo

Sử dụng email không chỉ là việc nhập văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi là xong, kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng. Email trong công việc mang tính trang trọng, phổ biến nên bạn cần sử dụng chúng một cách thành thạo.

6. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo

Nhắc đến tin học văn phòng thì không thể không nhắc đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:

+ Phải nhập được văn bản

+ Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động

+ Sử dụng chức năng tab trong word

+ Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp

+ Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word

+ Tạo bảng tính excel: Bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất

+ Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết

+ Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIS hàng tuần

+ Tạo trang trình chiếu để thuyết trình

+ Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide

Cảm ơn bạn đã xem hết bài viết, chúc bạn đạt nhiều thành công trong công việc !

Nguyễn Hoàng