4 Kỹ năng quan trọng mà nhân viên lễ tân văn phòng cần biết

Nhân viên lễ tân văn phòng được xem là bộ mặt, là người tiếp thị văn hóa, là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp.

4 Kỹ năng quan trọng mà nhân viên lễ tân văn phòng cần biết

Làm một nhân viên lễ tân văn phòng cũng cần phải nắm được những kỹ năng cần thiết. Hãy cũng Working.vn điểm qua một vài kỹ năng quan trọng nhất của một nhân viên lễ tân văn phòng nhé !

1. Chỉn chu về hình thức, bắt mắt về ngoại hình 

Đối với lễ tân văn phòng, hình thức luôn chỉn chu là yêu cầu bắt buộc. Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: Nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.

Ngoài ra ngoại hình ưa nhìn cũng là một lợi thế cho một nhân viên lễ tân văn phòng. Dù không đòi hỏi quá cao nhưng một nhân viên lễ tân văn phòng cần phải có ngoại hình, dáng vóc cân đối, biết cách trang điểm để tôn lên vẻ đẹp của mình.

2. Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ

Thành thạo và am hiểu các kỹ năng chuyên môn

- Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân văn phòng phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để khách hàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.

- Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân văn phòng là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: Xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…

- Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.

3. Thành thạo về ngoại ngữ và vi tính văn phòng

+ Ngoại ngữ: Là nhân viên lễ tân văn phòng bạn nên biết và sử dụng thành thạo tối thiểu 1 ngoại ngữ đặc biệt là tiếng anh để có thể giao tiếp tự nhiên, trôi chảy với khách nước ngoài

+ Vi tính: Biết sử dụng và sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (word, excel,…); sử dụng thành thạo internet để tra cứu thông tin khi cần thiết; sử dụng thành thạo phần mềm quản lý khách sạn, phần mềm bán hàng của khách sạn

4. Về thái độ làm việc của lễ tân văn phòng

Về thái độ làm việc của lễ tân văn phòng

Một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp cần đảm bảo trang bị một số phẩm chất cốt lõi nhất như sau:

+ Thật thà, trung thực, năng động, nhanh nhẹn, tháo vát, bình tĩnh, linh hoạt giải quyết các tình huống phát sinh kịp thời.

+ Lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện; siêng năng, tỉ mỉ, có phong cách làm việc theo quy trình, có tính chính xác và hiệu quả cao.

+ Cởi mở, hiếu khách, tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ khách; biết cách thuyết phục khách.

+ Nêu cao tinh thần đồng đội trong công việc, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ các nhân viên trong bộ phận và các bộ phận khác

Hãy luôn rèn luyện những kỹ năng cần thiết nhất để luôn hoàn thành tốt công việc của một lễ tân văn phòng nhé. Chúc các bạn luôn vững tin trên mọi bước đường !

Hoàng Liên