4 Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp đạt hiệu quả cao

Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ nhằm tìm hiểu thêm trình độ, tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, tính cách của ứng viên đó. Do vậy việc nắm bắt rõ trình tự một cuộc phỏng vấn tuyển dụng ứng viên là điều rất quan trọng đối với những người đang và sẽ tìm việc làm.

4 Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp đạt hiệu quả cao

Chúng ta đều biết phỏng vấn là một trong những phương pháp tuyển chọn ứng viên của nhà tuyển dụng. Và bất kì một ai sau khi nộp đơn xin việc mà vượt qua được vòng sàng lọc hồ sơ thông thường sẽ được nhà tuyển dụng mời đến để phỏng vấn.

Để giảm thiểu nguy cơ tuyển dụng sai người, một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là nâng cao chất lượng phỏng vấn. Sau đây là hướng dẫn giúp cải thiện kỹ năng phỏng vấn ứng viên của nhà tuyển dụng.

1. Hiểu thật rõ vị trí bạn đang tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng cần hiểu rõ vị trí bạn đang tuyển dụng

 

- Trước khi đăng thông báo tuyển dụng, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí đó. Hãy nghĩ về những người từng làm việc ở vị trí này, tìm hiểu xem những kỹ năng, kiến thức, và phẩm chất cá nhân nào đã giúp họ thành công (hoặc gặp thất bại). Liệt kê một danh sách các yếu tố, phẩm chất cần thiết với yêu cầu công việc. Nắm được các nhiệm vụ hàng ngày, mục tiêu của vị trí phải đạt được.

- Quan trọng hơn, hãy chuyển danh sách đó tới tất cả những người có liên quan đến quá trình phỏng vấn. Bạn không thể tìm thấy một ứng viên tốt nếu toàn bộ nhóm tuyển dụng không thể thống nhất về hình mẫu lý tưởng mà các bạn muốn tìm. Khi đặt câu hỏi, sự phối hợp ăn ý giữa những người đồng phỏng vấn cũng vô cùng quan trọng.

2. Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn ?

- Dựa trên các tiêu chí đã xây dựng, hãy phát triển một bộ câu hỏi giúp bạn xác định được tiềm năng cần thiết ở ứng viên. Có một số nhóm câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng nên đặt ra cho ứng viên:

- Các câu hỏi chung:

Ví dụ:

+ Bạn đã làm việc ở công ty X trong bao lâu ?

+ Vai trò của bạn ở vị trí này là gì ?

+ Vì sao bạn muốn trở thành…?

+ Vì sao bạn muốn làm việc cho chúng tôi ?

+ Hãy kể những điều bạn biết về công ty chúng tôi.

+ Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của bạn.

Bạn nên tránh đặt các câu hỏi về chiều cao, cân nặng, tôn giáo, vùng miền, giới tính, tôn giáo, khuyết tật,... Những câu hỏi này có thể xâm phạm vào đời tư cá nhân của nhân viên và khiến họ khó xử.

- Các câu hỏi hành vi: Luôn là phần ưa thích của nhà tuyển dụng, bởi họ tin rằng những gì ứng viên thể hiện trong quá khứ chính là lời tiên đoán chính xác nhất cho những gì họ sẽ làm trong tương lai. Ví dụ:

+ Hãy kể lại một tình huống bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết công việc. (Thay vì đặt câu hỏi chung: Bạn có phải là người sáng tạo không ?) 

+ Kể về một khủng hoảng đã từng xảy ra trong công việc của bạn và cách mà bạn xử lý chúng.

+ Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện ?

Tuy nhiên câu hỏi hành vi cũng là dạng câu hỏi khó với những người không thực sự hiểu rõ về bản thân mình, cho dù trên thực tế, ứng viên đó đang có đủ các kỹ năng, phẩm chất như yêu cầu.

- Một số nhà tuyển dụng còn yêu thích các câu hỏi giả định (hay còn gọi là câu hỏi tình huống). Thay vì hỏi về một sự kiện từng xảy ra, chúng đưa ra một tình huống trong tương lai để xem xét hành vi của ứng viên. Ví dụ:

+ Bạn sẽ làm gì nếu phát hiện đồng nghiệp của mình đánh cắp tiền từ công ty ?

+ Bạn và đồng nghiệp X vốn có mâu thuẫn cá nhân nhưng lại phải cùng làm chung một dự án. Bạn sẽ làm gì trong tình huống đó ?

- Câu hỏi gây áp lực:

+ Mục đích của các câu hỏi này là dồn ứng viên vào trạng thái căng thẳng và thu thập phản ứng của họ trong những tình huống đó. Chúng có thể hỏi về các vấn đề nhạy cảm như: “Bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Vì sao chúng tôi nên chọn bạn ?”, hay “Lý do gì khiến bạn bị đuổi việc ở công ty cũ ?”...

+ Người phỏng vấn cũng có thể đặt các câu hỏi mẹo như “Có bao nhiêu con chuột ở Hà Nội ?”, “Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn bê tông mà không làm vỡ nó ?... Các câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được tính cách, sự sáng tạo và khả năng giải quyết tình huống của ứng viên. Đôi khi chúng tạo nên sự hài hước và làm ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên không nên lạm dụng loại câu hỏi này, vì chúng không khai thác trực tiếp kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên.

Những câu hỏi phỏng vấn 

  

3. Cấu trúc của một buổi phỏng vấn

Theo các chuyên gia nhân sự, việc có nhiều hơn 1 người phỏng vấn sẽ giúp đánh giá trở nên khách quan hơn. Chúng giảm đi nguy cơ ứng viên được lựa chọn dựa trên cảm tính của một cá nhân. Hơn nữa, nếu nhiều người cùng hỏi về một kỹ năng, ta có thể dễ dàng so sánh các câu trả lời nhận được để có cái nhìn chân thực nhất về ứng viên.

Tiến trình phỏng vấn nên được thực hiện như sau:

- Phần 1: Giới thiệu

+ Dành gia một vài phút trò truyện để giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Bạn có thể về hỏi thời tiết, giao thông, một số thông tin cá nhân, và giới thiệu qua về quy trình phỏng vấn.

- Phần 2: Đặt câu hỏi phỏng vấn

+ Bạn nên bắt đầu với các câu hỏi chung để khai thác thông tin, sau đó đi tới các câu hỏi hành vi và sau cùng là câu hỏi gây áp lực. Tuy nhiên trình tự này có thể được thay đổi tùy vào vị trí mà bạn đang tuyển dụng.

- Phần 3: Tổng kết

+ Tạo cơ hội để ứng viên đặt câu hỏi. Mô tả bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng và đưa ra một mốc thời gian để thông báo kết quả. Bạn nên gửi lời cảm ơn tới ứng viên vì đã tới tham dự phỏng vấn, và dẫn họ ra khỏi văn phòng để thể hiện sự lịch sự.

- Phần 4: Bổ sung một bài kiểm tra nhỏ nếu cần

+ Việc tích hợp kiểm tra vào ngày phỏng vấn cũng là một việc làm khá thường gặp, do chúng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên lẫn công ty. Tùy vào yêu cầu công việc, bạn có thể bổ sung bài kiểm tra tính cách, bài kiểm tra thái độ, kiểm tra viết, hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện một bài thuyết trình.

4. Xây dựng hệ thống đánh giá

- Thực tế, quá trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác. Do thiện cảm cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn không lớn, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc.

- Việc có một hệ thống đánh giá không chỉ giúp kết quả trở nên khách hơn hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn.

- Hệ thống đánh giá nên được lượng hóa. Sử dụng bảng đánh giá theo khung năng lực là một cách làm hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay, đảm bảo tính quy chuẩn và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.

Cần hạn chế so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt số lượng tuyển dụng.

Ngọc Quyên