3 kỹ năng cốt yếu giúp nhân viên văn phòng dễ dàng thành công

Là nhân viên văn phòng bên cạnh nền tảng kiến thức chuyên môn, sự thành công của họ còn phụ thuộc vào đa số kỹ năng mà họ có được. Việc có nhiều kỹ năng sẽ giúp bạn dễ dàng thành công nhất. Vì vậy hãy chăm chỉ rèn luyện tất cả các kỹ năng để trau dồi kinh nghiệm quý báu phục vụ thật tốt cho công việc.

3 kỹ năng cốt yếu giúp nhân viên văn phòng dễ dàng thành công

Trong công tác nghiệp vụ của mình việc nắm vững những kỹ năng cốt yếu nhất sẽ giúp dân văn phòng đảm đang tốt công tác văn phòng của mình.

Vậy bạn đã biết những kỹ năng nào là cốt yếu nhất cho dân văn phòng chưa ? Đón đọc bài viết sau đây cùng | Working.vn để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhất nhé !

1. Kỹ năng đầu tiên và cần nhất là kỹ năng giao tiếp

Công tác văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng chính vì vậy cần có kỹ năng nhất định trong giao tiếp. Để có những ấn tượng tốt trong giao tiếp ta cần ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật. Chính vì vậy ta cần tuân thủ theo nguyên tắc riêng trong giao tiếp, ứng xử như: Tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu không để định kiến che lập, hãy biết thừa nhận, biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của mọi người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta, tạo ra sự đồng cảm, tạo nên niềm tin nền tảng cho mọi thành công. Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án, Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh gây hiểu lầm, tránh lạc đề, quanh co.

Kỹ năng giao tiếp

Dưới đây là những cách giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc:

+ Nói với giọng nhiệt tình, quyết đoán

Nói lí nhí là dấu hiệu của sự thiếu tự tin. Nếu là người nói chậm, bạn nên luyện tập cách nói to, nhanh và dứt khoát hơn. Hãy ngẩng cao đầu và nói một cách rõ ràng, khẳng khái.

+ Không nói vòng vo

Khi được hỏi, hãy trả lời thẳng thắn và trực tiếp. Bạn có thể dành vài giây suy nghĩ nhưng đừng trả lời một cách vòng vo, đi ra ngoài chủ đề cuộc đối thoại. Hãy nói một cách trực tiếp để chứng tỏ sự tự tin của mình cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương.

+ Tránh ậm ừ

Những từ dư thừa như “à, ừ” đã tố cáo sự lo lắng, hồi hộp hay không nắm rõ thông tin của bạn. Đặc biệt trong những buổi thuyết trình, sự ậm ừ sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế tối đa thêm các từ đó trong cuộc nói chuyện của mình.

+ Hỏi lại những điều chưa rõ

Đây là cách bạn thể hiện sự tham gia và tập trung vào cuộc nói chuyện. Hơn nữa, hỏi lại những điều mình chưa rõ sẽ giúp bạn nhìn nhận và tương tác với người nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn

+ Chứng tỏ khả năng giao tiếp qua văn viết

Bên cạnh nói, viết cũng là cách thức thể hiện phong cách giao tiếp của bạn bởi các công việc hiện nay đều đòi hỏi kỹ năng viết ở một mức độ nào đó, đơn giản nhất là qua email trao đổi nhiệm vụ hằng ngày. Vì vậy, bạn có thể chứng tỏ sự tiến bộ trong kỹ năng giao tiếp của mình qua các bài viết trên blog, mạng xã hội… Tất nhiên, nội dung của chúng phải liên quan tới lĩnh vực của bạn.

+ Nhớ tên người đối diện

Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật. Ví dụ, thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh”, hãy nêu tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh Minh”. Như vậy, bạn sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.

+ Tạo sự thân mật

Những cuộc nói chuyện thành công là những cuộc nói chuyện mang lại cảm giác như một cuộc trao đổi thân tình chứ không phải như một cuộc thẩm vấn. Hãy thoải mái, thân thiện khi giao tiếp, tỏ ra cứng rắn khi cần thiết và không nên liên tục ngắt lời đối phương.

2. Tiếp đến là kể đến là kỹ năng làm việc tập thể

Môi trường làm việc văn phòng là môi trường tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung ta thường gọi là môi trường tập thể. Đây là môi trường ta có thể thu thấp rất nhiều thông tin, kinh nghiệm, … Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý. Vì vậy là dân văn phòng bạn nên biết đồng sức, đồng lòng và cảm thông và nhường nhịn lẫn nhau để góp sức vào lợi ích chung trong công việc

 Lợi ích trong tổ chức làm việc tập thể:

- Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng.

- Là thành viên của một tập thể, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào.

- Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên

- Hoạt động theo tập thể mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về công việc, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng.

- Quản lý theo tập thể giúp phá vỡ bức trường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo.

- Thông qua việc quản lý theo tập thể, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức.

- Hoạt động theo tập thể giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa ra các quyết định đúng đắn.

3. Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch

Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch của nhân viên văn phòng

Đây là kỹ năng sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhắm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân. Việc lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương lai, các phương tiện và biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đó. Đó là khâu đầu tiên và trọng yếu trong toàn bộ hoạt động quản lý nhằm cụ thể hóa những phương hướng, nhiệm vụ xây dựng và phát triển thành những mục tiêu cụ thể trong từng thời gian và trong từng hoạt động cụ thể.

Chương trình, kế hoạch có vai trò rất quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan cũng như của cá nhân và đặc biệt là dân văn phòng

+ Chương trình, kế hoạch giúp đạt được mục tiêu chính xác, và đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của các cơ quan tổ chức

+ Giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức, có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động và hạn chế rủi ro trong các quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch sẽ giúp cho cơ quan chủ động công việc biết làm việc gì trước, việc gì sau và không bỏ sót công việc nào.

+ Giúp nhà quản lí chủ động ứng phó với mọi thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà cũng đạt được mục tiêu đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bố và sử dụng hợp lí quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc, bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất: Phối hợp đồng bộ nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ tập thể lãnh đạo cơ quan

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Vì vậy việc bạn có kỹ năng lập chương trình, kế hoạch là một kỹ năng cốt yếu giúp ích rất lớn trong sự thành công của bạn.

Cảm ơn các bạn luôn cùng hành cùng chúng tôi trên mọi chặng đường. Chúc các bạn luôn đạt được nhiều thành tích trong sự nghiệp của mình !

Vy Nguyễn