3 điều cơ bản cần biết về ngành hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.

3 điều cơ bản cần biết về ngành hành chính văn phòng

Có người cho rằng, công việc của nhân viên hành chính văn phòng đơn giản là ngồi bàn giấy với hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Trong tiềm thức của nhiều người, đây có lẽ là một nghề nhàn hạ với những thao tác đơn giản. Nhưng trên thực tế, ngày nay, công việc của nhân viên văn phòng lại không đơn giản như cách chúng ta vẫn nghĩ.

1. Hành chính văn phòng là gì ?

- Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.

- Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

2. Nhân viên hành chính văn phòng làm gì ?

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

 

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ:

 + Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty

 + Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: Ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...

 + Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty

 + Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên

 + In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

 - Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

 + Chấm công hàng tháng

 + Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt

 + Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

- Công tác lễ tân:

 + Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo

 + Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty

 + Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

- Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

 + Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

 + Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua

- Quản lý hồ sơ nhân sự:

 + Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động

 + Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng

 + Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

3. Trở thành nhân viên hành chính văn phòng liệu có khó ?

Nghiệp vụ của nhân viên hành chính văn phòng

- Nghề hành chính đòi hỏi mỗi cán bộ cần phải trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỉ, kịp thời. Nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính văn phòng cực kỳ quan trọng bởi họ được ví như chiếc cầu nối, gắn kết giữa ban giám đốc với các doanh nghiệp khác nhưng đồng thời họ cũng cần phải phục vụ, quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mình. Sự thật thì dường như tất cả những công việc gì không tên đều đổ vào phòng hành chính hết.

- Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân viên hành chính văn phòng cũng trải đều không kém.

 + Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

 + Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên đưa vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.

 + Về kinh nghiệm: Nhân viên hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Nhà tuyển dụng khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh, luôn được đánh giá cao.

Hoài Sa