Cách sử dụng email hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Thứ bảy, 13/04/2019, 08:48 GMT+7

Cách sử dụng email hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Email là một công cụ được sử dụng dùng làm phương tiện liên lạc hữu dụng nhất trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng. Các nhân viên văn phòng thường gửi đi rất nhiều email để trao đổi công việc như trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành và hàng tỷ tỷ các công việc việc khác... Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.

 

Cach-sY-dYng-email-hiYu-quY-cho-nhan-vien-vYn-phong-compressedCách sử dụng email hiệu quả cho nhân viên văn phòng

 

Vậy các bạn đã biết cách sử dụng email sao cho hiệu quả chưa? Hãy theo dõi bài viết sau của working.vn để bổ sung những kiến thức còn thiếu cho các bạn nhé

1.Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, một nhân viên văn phòng như bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2.Biết Sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:

+ Nội dung liên lạc cần được lưu lại

+ Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

+ Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

+ Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

+ Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

3. Quy luật chung cho nội dung email

 

Quy-luYt-chung-cho-nYi-dung-email-compressedQuy luật chung cho nội dung email

 

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn đọc ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

+ Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề.

+ Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.

+ Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu.

+ Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ lóng hay sai chính tả

+ Cách hàng giữa các ý.

+ Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể.

+ Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.

+ Đọc lại một lần trước khi nhấn gửi để sửa lỗi, và sai sót khi đánh máy vội vàng

4. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc.

5.Tiêu đề cần đúng trọng tâm và bao quát được nội dung

Mỗi ngày nhân viên văn phòng có thể nhận được hàng chục, hàng trăm email gửi về khác nhau.Vì vậy điều các bạn cần phải nhắc nhở ngay từ buổi đàu đi làm là khi viết email phải có một cái tiêu đề đúng trọng tâm và luôn bao quát hết tất cả những nội dung cần biểu đạt.Gửi email cho sếp ở vị trí càng cao tiêu đề cần phải chuẩn thậm chí phải làm sao để sếp chỉ cần đọc qua tiêu đề đã năm rõ nội dung của email đó.

6. Tránh gửi tệp đính kèm

Mở tệp đính kèm (attachment) là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

7. Không được lơ là chuyện bảo mật

Một nhân viên văn phòng phải học cách luôn cẩn thận, vì thế khi gửi email Hãy chắc chắn email và tài liệu của mình luôn tìm đến đúng người cần đến và hoàn toàn được bảo mật. Khi đính kèm tài liệu, tốt nhất luôn cài mật mã cho tài liệu đó và gửi mật mã đến người nhận trong một email riêng. Ngoài ra vì vấn đề bảo mật, bạn tuyệt đối không nên sử dụng tài khoản email công ty cho việc riêng của mình.

8. Hãy chắc chắn email của bạn đã đến nơi “an toàn”

 

Hay-chYc-chYn-email-cYa-bYn-Ya-YYn-nYi-an-toan-compressedHãy chắc chắn email của bạn đã đến nơi an toàn

 

Đối với những email quan trọng hoặc khẩn cấp, sau khi gửi hãy gọi điện thoại cho đối phương để thông báo và xác nhận chắc chắn rằng họ đã nhận được email cũng như khoảng thời gian bạn có thể nhận được câu trả lời.

9.Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác. Vì vậy Kể cả khi chưa giải quyết được ngay, hãy luôn cố gắng phản hồi để xác nhận là bạn đã nhận được email, như vậy đối phương sẽ yên tâm khi biết bạn không bỏ sót email và cuộc trao đổi sẽ tiếp tục được duy trì.

Mong rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn nhân viên văn phòng có thêm kiến thức làm nền tảng thành công trong nghiệp vụn công việc của các bạn.Chúc các bạn luôn thành công.

Để biết thêm thông tin tuyển dụng hay cần tìm việc làm hãy liên hệ với chúng tôi qua:

website: http://working.vn

Gmail : workingtuyen@gmail.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vy Nguyễn

Tin liên quan
Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.
Như chúng ta đã biết đã là một nhân viên kế toán thì ngoài những kiến thức mình học,rồi những kinh nghiệm thực tế thì việc nắm vững kĩ năng nghề nghiệp là một việc rất quan trọng và đòi rất nhiều kỹ năng
Sinh viên mới ra trường việc chuẩn bị và trang bị những kỹ năng và kinh nghiệm phỏng vấn giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp và ghi điểm sáng trong mắt nhà tuyển dụng.
Với công nghệ hiện đại như bây giờ việc sử dụng internet càng nhiều thì xu hướng nhận hồ sơ xin việc qua email ngày càng nhiều hơn
Nếu như ứng viên được đánh giá mức năng lực bình thường hay nổi trội thông qua CV và cách ứng biến trong buổi phỏng vấn thì nhà tuyển dụng cũng được chấm thang điểm chuyên nghiệp dựa trên các kỹ năng mà họ sở hữu.
Hàng ngày dân văn phòng phải đối mặt với hàng tá công việc cũng như vô vàng áp lực khác nhau. Và để không bị hạ gục bởi những khó khăn. Bạn hãy trang bị những kĩ năng mềm cần thiết.
Dù là trong cuộc sống thường ngày cũng như trong công việc đều có một danh sách các vấn đề cần giải quyết,để làm tốt được một công việc của một kế toán thì việc nắm được những kỹ năng để giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng rất cần thiết
Trong các cuộc phỏng vấn bạn phải chuẩn bị tâm thế cho cuộc phỏng vấn sắp tới với hàng loạt các câu hỏi mang tính chất bất ngờ. Bằng cách trả lời thông minh, ấn tượng sẽ khiến bạn nổi bật hơn hẳn so với các ứng viên khác.
Đàm phán là một kỹ năng rất cần thiết cho người xin việc. Một người muốn xin việc thành công thì phải cần rèn luyện kỹ năng đàm phán thật tốt để có thể thuyết phục và vượt qua ải của những nhà tuyển dụng khó tính
Thị trường lao động hiện nay đang diễn ra hết sức sôi nổi và phức tạp. Người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm nhiều hơn, phù hợp hơn còn người sử dụng lao động thì có nhu cầu tìm được nhân viên có năng lực, trình độ cao.
Ý kiến bạn đọc
Xem tiếp sau quảng cáo
19/05/2018
Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.
19/05/2018
Hàng ngày dân văn phòng phải đối mặt với hàng tá công việc cũng như vô vàng áp lực khác nhau. Và để không bị hạ gục bởi những khó khăn. Bạn hãy trang bị những kĩ năng mềm cần thiết.
19/05/2018
Dù là trong bất cứ công tác nghiệp vụ nào thì việc nắm được tất cả kỹ năng là một điều rất quan trọng.Và đối với nhân viên văn phòng việc nắm được các kỹ năng lại là điều quan trọng hơn bao giờ hết, trong đó có kỹ năng làm việc độc lập 
19/05/2018
Làm nhân viên văn phòng ai cũng nghĩ là cần phải có bằng cấp, phải có trình độ học vấn cao Nhưng hiện nay công việc văn phòng những người không có trình độ học vấn cao cung có thể làm được.
19/05/2018
Môi trường làm việc của nhân viên văn phòng việc xảy ra mẫu thuẫn là không thể tránh khỏi. Nhưng nếu biết cách giải quyết xung đột có thể trở thành động lực mang tính đột phá cho sự phát triển doanh nghiệp.
Xem nhiều
 Là một nhân viên văn phòng muốn đạt thành tích trong công việc thì phải có  kĩ năng giao tiếp thật tốt để luôn ứng phó được tất cả tình huống xấu trong mọi công tác nghiệp vụ
Kế hoạch kinh doanh rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành bại của các doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh cần phải có trong bất kì hoạt động kinh doanh nào, từ quy mô nhỏ cho đến lớn.
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà nhân viên văn phòng cần phải có
Muốn hoàn thành tốt mọi công việc của một nhân viên văn phòng điều quan trọng cần bạn phải làm là luôn luôn nắm vững những kĩ năng cần thiết để luôn áp dụng tốt trong nghiệp vụ nghề nghiệp của mình
Tin học văn phòng hiện đang là kĩ năng vô cùng quan trọng đối với nghiệp vụ của một nhân viên văn phòng. Tin học văn phòng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn

Tin tiêu điểm

  • Email
    Hỗ trợ
    Support 01
    Hỗ trợ
    Support 02
Hotline: 
Mr.Son
Phản hồi - Khiếu lại
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Mr.Son
(Phản hồi - Góp ý)
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Bạn đang ghé thăm website bằng di động?
Nếu cần Phản hồi hãy bấm vào số điện thoại để gọi nhanh cho chúng tôi.