3 Điều Cơ Bản Ngành Hành Chính Văn Phòng Phải Biết.

Thứ sáu, 25/01/2019, 09:01 GMT+7

Có người cho rằng, công việc của nhân viên hành chính văn phòng đơn giản là ngồi bàn giấy với hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Trong tiềm thức của nhiều người, đây có lẽ là một nghề nhàn hạ với những thao tác đơn giản. Nhưng trên thực tế, ngày nay, công việc của nhân viên văn phòng lại không đơn giản như cách chúng ta vẫn nghĩ.

ky-nang-hanh-chinh-van-phong_3

1. Hành chính văn phòng là gì?

- Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.

- Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

2. Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

- Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

ky-nang-hanh-chinh-van-phong_2

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ :

 + Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty

 + Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...

 + Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty

 + Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên

 + In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

 - Lên bảng lương, thưởng hàng tháng :

 + Chấm công hàng tháng

 + Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt

 + Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

- Công tác lễ tân :

 + Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo

 + Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty

 + Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

- Công tác quản lý tài sản, thiết bị :

 + Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

 + Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua

- Quản lý hồ sơ nhân sự :

 + Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động

 + Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng

 + Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

3. Trở thành nhân viên hành chính văn phòng liệu có khó?

- Nghề hành chính đòi hỏi mỗi cán bộ cần phải trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỉ, kịp thời. Nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính văn phòng cực kỳ quan trọng bởi họ được ví như chiếc cầu nối, gắn kết giữa ban giám đốc với các doanh nghiệp khác nhưng đồng thời họ cũng cần phải phục vụ, quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mình. Sự thật thì dường như tất cả những công việc gì không tên đều đổ vào phòng hành chính hết.

ky-nang-hanh-chinh-van-phong_1

- Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân viên hành chính văn phòng cũng trải đều không kém.

 + Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

 + Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên đưa vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.

 + Về kinh nghiệm: Nhân viên hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Nhà tuyển dụng khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh, luôn được đánh giá cao.

Để biết thêm thông tin tuyển dụng hay cần tìm kiếm việc làm hãy liên hệ với chúng tôi :

Website :

Working.vn - Tuyển dụng nhanh

Tìm công việc mơ ước – Nâng bước thành công.

Hoặc : Gmail : workingtuyen@gmail.com

Nguyễn Hoàng

Tin liên quan
Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.
Như chúng ta đã biết đã là một nhân viên kế toán thì ngoài những kiến thức mình học,rồi những kinh nghiệm thực tế thì việc nắm vững kĩ năng nghề nghiệp là một việc rất quan trọng và đòi rất nhiều kỹ năng
Sinh viên mới ra trường việc chuẩn bị và trang bị những kỹ năng và kinh nghiệm phỏng vấn giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp và ghi điểm sáng trong mắt nhà tuyển dụng.
Với công nghệ hiện đại như bây giờ việc sử dụng internet càng nhiều thì xu hướng nhận hồ sơ xin việc qua email ngày càng nhiều hơn
Nếu như ứng viên được đánh giá mức năng lực bình thường hay nổi trội thông qua CV và cách ứng biến trong buổi phỏng vấn thì nhà tuyển dụng cũng được chấm thang điểm chuyên nghiệp dựa trên các kỹ năng mà họ sở hữu.
Email là một công cụ được sử dụng dùng làm phương tiện liên lạc hữu dụng nhất trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng. Các nhân viên văn phòng thường gửi đi rất nhiều email để trao đổi công việc như trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành và hàng tỷ tỷ các công việc việc khác... Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.
Hàng ngày dân văn phòng phải đối mặt với hàng tá công việc cũng như vô vàng áp lực khác nhau. Và để không bị hạ gục bởi những khó khăn. Bạn hãy trang bị những kĩ năng mềm cần thiết.
Dù là trong cuộc sống thường ngày cũng như trong công việc đều có một danh sách các vấn đề cần giải quyết,để làm tốt được một công việc của một kế toán thì việc nắm được những kỹ năng để giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng rất cần thiết
Trong các cuộc phỏng vấn bạn phải chuẩn bị tâm thế cho cuộc phỏng vấn sắp tới với hàng loạt các câu hỏi mang tính chất bất ngờ. Bằng cách trả lời thông minh, ấn tượng sẽ khiến bạn nổi bật hơn hẳn so với các ứng viên khác.
Đàm phán là một kỹ năng rất cần thiết cho người xin việc. Một người muốn xin việc thành công thì phải cần rèn luyện kỹ năng đàm phán thật tốt để có thể thuyết phục và vượt qua ải của những nhà tuyển dụng khó tính
Ý kiến bạn đọc
Xem tiếp sau quảng cáo
19/05/2018
Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.
19/05/2018
Email là một công cụ được sử dụng dùng làm phương tiện liên lạc hữu dụng nhất trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng. Các nhân viên văn phòng thường gửi đi rất nhiều email để trao đổi công việc như trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành và hàng tỷ tỷ các công việc việc khác... Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.
19/05/2018
Hàng ngày dân văn phòng phải đối mặt với hàng tá công việc cũng như vô vàng áp lực khác nhau. Và để không bị hạ gục bởi những khó khăn. Bạn hãy trang bị những kĩ năng mềm cần thiết.
19/05/2018
Dù là trong bất cứ công tác nghiệp vụ nào thì việc nắm được tất cả kỹ năng là một điều rất quan trọng.Và đối với nhân viên văn phòng việc nắm được các kỹ năng lại là điều quan trọng hơn bao giờ hết, trong đó có kỹ năng làm việc độc lập 
19/05/2018
Làm nhân viên văn phòng ai cũng nghĩ là cần phải có bằng cấp, phải có trình độ học vấn cao Nhưng hiện nay công việc văn phòng những người không có trình độ học vấn cao cung có thể làm được.
Xem nhiều
 Là một nhân viên văn phòng muốn đạt thành tích trong công việc thì phải có  kĩ năng giao tiếp thật tốt để luôn ứng phó được tất cả tình huống xấu trong mọi công tác nghiệp vụ
Kế hoạch kinh doanh rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành bại của các doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh cần phải có trong bất kì hoạt động kinh doanh nào, từ quy mô nhỏ cho đến lớn.
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà nhân viên văn phòng cần phải có
Muốn hoàn thành tốt mọi công việc của một nhân viên văn phòng điều quan trọng cần bạn phải làm là luôn luôn nắm vững những kĩ năng cần thiết để luôn áp dụng tốt trong nghiệp vụ nghề nghiệp của mình
Tin học văn phòng hiện đang là kĩ năng vô cùng quan trọng đối với nghiệp vụ của một nhân viên văn phòng. Tin học văn phòng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn

Tin tiêu điểm

  • Email
    Hỗ trợ
    Support 01
    Hỗ trợ
    Support 02
Hotline: 
Mr.Son
Phản hồi - Khiếu lại
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Mr.Son
(Phản hồi - Góp ý)
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Bạn đang ghé thăm website bằng di động?
Nếu cần Phản hồi hãy bấm vào số điện thoại để gọi nhanh cho chúng tôi.